INFORMATIVA SULLA PRIVACY

HR Alba Sh.p.k.

Versione: 2.0
Ultima modifica: 21 Novembre 2025

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

HR Alba Sh.p.k. – Tirana – Albania
NIPT: M02102024G

Referente per questioni di protezione dati:
Email: legal @ hralba .com

Form contatti:
https://www.hralba.com/contact/

Sito web:
www.hralba.com

2. INTRODUZIONE E CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui HR Alba Sh.p.k. (di seguito “HR Alba”, “noi”, “ci”) raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali in conformità con:

• Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation – “GDPR”)

• Legge albanese n. 9887/2008 sulla Protezione dei Dati Personali, come modificata dalla Legge n. 35/2020

• Normativa applicabile nei paesi in cui operiamo

Questa Informativa si applica a:

1. Clienti dei servizi di outsourcing del personale, BPO (Business Process Outsourcing), servizi di supporto e consulenza aziendale

2. Dipendenti e collaboratori di HR Alba

3. Dipendenti dei nostri clienti aziendali per i quali forniamo servizi di gestione del personale

4. Candidati che inviano CV o si registrano sulle nostre piattaforme e strumenti di pubblicizzazione e servizi di recruiting, o altri software e tool online offerti da HR Alba

5. Utenti delle piattaforme e brand sviluppati da HR Alba

6. Fornitori e partner commerciali

7. Visitatori di questo sito web e di altri siti e strumenti di proprietà di HR Alba (inclusi hralba.com, outsourcingcontabilita.it, 3dpartner.it e altri)

3. QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO

3.1 Servizi di Outsourcing del Personale e Gestione HR

Per i dipendenti dei nostri clienti aziendali:

• Dati anagrafici: Nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza

• Documenti di identità: Carta d’identità, passaporto

• Dati fiscali: Numero di identificazione fiscale (Tax ID/VAT/NIPT secondo il paese)

• Dati bancari: IBAN per bonifici stipendi

• Dati contrattuali: Livello, mansione, qualifica, retribuzione, date assunzione

• Dati presenze: Foglio ore, ferie, permessi, malattia

• Dati sindacali (solo se rilevanti e con consenso esplicito)

Per i clienti aziendali:

• Dati aziendali (ragione sociale, Tax ID/VAT/NIPT, indirizzo, rappresentante legale)

• Contatti (email, form web)

• Dati contrattuali e fatturazione

3.2 Servizi OC/BPO (Outsourcing Contabilità e Business Process Outsourcing)

Per le attività professionali o aziende clienti:

• Dati aziendali dell’attività

• Dati di contatto referenti

• Credenziali di accesso piattaforme fiscali e contabili (es. Fisconline, Entratel, altri sistemi)

• Dati dei clienti finali delle attività professionali (solo come Data Processor):

  • Dati anagrafici e fiscali

  • Documenti contabili (fatture, F24, dichiarazioni fiscali)

  • Dati bancari

  • Comunicazioni con autorità fiscali

3.3 Piattaforme di Recruiting e Servizi HR Online

Per i candidati:

• Nome, cognome, email

• CV completo (esperienza, istruzione, competenze)

• Foto profilo (facoltativa)

• Preferenze lavorative (settore, posizione, stipendio atteso)

• Stato occupazionale

• Link profili social professionali (LinkedIn, GitHub, etc.)

Per le aziende:

• Ragione sociale, Tax ID/VAT/NIPT

• Nome e contatti referente HR

• Descrizione azienda

• Annunci di lavoro (titolo, descrizione, requisiti, retribuzione)

3.4 Dipendenti e Collaboratori HR Alba

• Tutti i dati necessari per il rapporto di lavoro (come punto 3.1)

• Dati di performance e valutazioni

• Dati di formazione e certificazioni

• Eventuali dati di background check (con consenso)

3.5 Visitatori Siti Web e Piattaforme

• Cookie tecnici: Indirizzo IP, tipo browser, sistema operativo

• Cookie analitici (con consenso): Comportamento navigazione, pagine visitate

• Dati di contatto se invii richieste via form

4. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

4.1 Servizi di Outsourcing del Personale e Gestione HR

4.2 Servizi OC/BPO

IMPORTANTE: Per i servizi OC/BPO, HR Alba agisce come Data Processor (Responsabile del Trattamento) per conto delle attività professionali o aziende clienti, che sono i Data Controller (Titolari del Trattamento) per i dati dei loro clienti finali.

4.3 Piattaforme di Recruiting e Servizi HR Online

4.4 Dipendenti HR Alba

5. TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE (ALBANIA → ITALIA/UE/SVIZZERA)

SITUAZIONE ATTUALE:
L’Albania non ha una decisione di adeguatezza dalla Commissione Europea (al 21/11/2025), quindi i trasferimenti di dati personali dall’Albania verso l’Italia, l’UE e la Svizzera richiedono garanzie appropriate.

GARANZIE ADOTTATE DA HR ALBA:

5.1 Standard Contractual Clauses (SCC)

Per i servizi OC/BPO e altri servizi che comportano trasferimenti di dati verso l’UE, utilizziamo le Standard Contractual Clauses (SCC) approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914) per garantire la protezione dei dati trasferiti ai nostri clienti italiani, svizzeri ed europei.

Le SCC sono parte integrante dei nostri contratti di servizio, URL: https://hralba.com/legal/scc 

5.2 Misure Tecniche e Organizzative (TOMs)

Implementiamo misure supplementari come:

• Cifratura dei dati in transito (TLS 1.2+) e a riposo (AES-256)

• Accesso limitato solo a personale autorizzato

• Server in UE (Hostinger Francia per infrastruttura cloud)

• Pseudonimizzazione ove possibile

• Audit trail completo

5.3 Valutazione del Rischio (Transfer Impact Assessment)

Abbiamo valutato che:

• L’Albania ha legislazione sulla protezione dati allineata al GDPR (Legge 35/2020)

• Non vi sono leggi albanesi che obbligano accesso governativo ingiustificato ai dati

• Le misure tecniche implementate garantiscono livello di protezione equivalente al GDPR

6. CON CHI CONDIVIDIAMO I TUOI DATI

6.1 Destinatari Necessari per i Servizi

Servizi di Outsourcing del Personale:

• Autorità fiscali del paese di riferimento (es. TATIME Albania, Agenzia Entrate Italia)

• Istituti previdenziali (es. ISSH Albania, INPS Italia)

• Banche per bonifici stipendi

• Consulenti del lavoro esterni (se necessario)

Servizi OC/BPO:

• Attività professionali o aziende clienti (Data Controller)

• Autorità fiscali dei paesi di riferimento

• Software house (es. TeamSystem, Zucchetti) – solo dati aggregati/pseudonimizzati

Piattaforme di Recruiting:

• Aziende che pubblicano offerte (solo candidati che applicano)

• Candidati visibili alle aziende (dati profilo pubblico)

6.2 Fornitori di Servizi (Sub-processor)

NOTA: Con tutti i sub-processor extra-UE è c’è un contratto con DPA con SCC. Mentre le DPA HR Alba si trovano qui: https://hralba.com/legal/dpa 

6.3 Altri Destinatari

• Autorità giudiziarie in caso di richieste legittime

• Revisori contabili e consulenti legali (con obbligo riservatezza)

• Potenziali acquirenti in caso di M&A (con NDA)

NON vendiamo né affittiamo dati personali a terze parti per scopi commerciali.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE

7.1 Servizi di Outsourcing del Personale

7.2 Servizi OC/BPO

7.3 Piattaforme di Recruiting

7.4 Visitatori Siti Web

Al termine dei periodi indicati, i dati vengono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

8. I TUOI DIRITTI (Art. 15-22 GDPR)

Hai i seguenti diritti sui tuoi dati personali:

8.1 Diritto di Accesso (Art. 15)

Ottenere conferma che trattiamo i tuoi dati e ricevere copia degli stessi.

8.2 Diritto di Rettifica (Art. 16)

Correggere dati inesatti o incompleti.

8.3 Diritto alla Cancellazione / “Diritto all’Oblio” (Art. 17)

Richiedere la cancellazione dei dati, salvo obblighi di legge.

8.4 Diritto di Limitazione (Art. 18)

Limitare il trattamento in casi specifici (es. durante verifica accuratezza).

8.5 Diritto alla Portabilità (Art. 20)

Ricevere i tuoi dati in formato strutturato e trasferirli a terzi.

8.6 Diritto di Opposizione (Art. 21)

Opporti al trattamento basato su legittimo interesse o marketing diretto.

8.7 Diritto di Non essere Sottoposto a Decisioni Automatizzate (Art. 22)

Non subire decisioni basate esclusivamente su processi automatizzati (es. profilazione).

NOTA: Sulle nostre piattaforme usiamo algoritmi di matching, ma le decisioni finali di assunzione sono sempre umane.

9. COME ESERCITARE I TUOI DIRITTI

Puoi contattarci:

• Email: legal @ hralba.com

• Form online: https://www.hralba.com/contact/

Risponderemo entro:

• 1 mese dalla richiesta (estensibile a 3 mesi in casi complessi)

Cosa ti chiederemo:

• Identificazione (per sicurezza) tramite documento o credenziali account

• Descrizione chiara della richiesta

Costi:

• Gratuito per prime richieste ragionevoli

• Possibile contributo per richieste ripetitive o manifestamente infondate

10. DIRITTO DI RECLAMO

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, hai diritto di presentare reclamo a:

In Albania:
Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale
Indirizzo: Blv. “Zhan D’Ark” Nr. 2, Tirana, Albania
Tel: +355 4 2380 944
Email: info@idp.al
Web: www.idp.al

In Italia (se sei residente UE):
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia 11, 00187 Roma
Tel: +39 06 696771
Web: www.garanteprivacy.it

O all’autorità del tuo Stato UE/Svizzera di residenza.

11. SICUREZZA DEI DATI

11.1 Misure Tecniche

• Cifratura: TLS 1.2+ per trasmissioni, AES-256 per storage

• Autenticazione forte: 2FA obbligatoria per accessi admin

• Firewall e VPN: Accessi da IP autorizzati

• Antivirus e anti-malware: Scansione continua

• Backup: Giornalieri cifrati, conservati 30 giorni

11.2 Misure Organizzative

• Accesso limitato: Principio “need to know”

• Formazione GDPR: Obbligatoria per tutto il personale

• NDA: Firmati da tutti i dipendenti e collaboratori

• Incident Response Plan: Procedure data breach documentate

• Audit regolari: Verifiche trimestrali sicurezza

11.3 Infrastruttura

• Nextcloud e applicazioni cloud: Self-hosted su Hostinger VPS (Francia)

• Email: Siteground (Germania)

• Database: MySQL cifrato con backup incrementali

• Redundancy: Sistemi ridondanti per alta disponibilità

Nonostante le misure adottate, nessun sistema è sicuro al 100%. In caso di data breach, ti informeremo entro 72 ore come richiesto dal GDPR.

12. COOKIE E TECNOLOGIE DI TRACCIAMENTO

12.1 Tipologie Cookie Utilizzati

Cookie Tecnici (sempre attivi):

• Sessione: Gestione login e navigazione

• Sicurezza: Prevenzione CSRF e attacchi

• Load balancing: Ottimizzazione server

Cookie Analitici (con consenso):

• Google Analytics: Statistiche visite anonimizzate (IP troncato)

• Hotjar: Heatmap comportamento (anonimo)

Cookie Marketing (con consenso):

• Google Ads: Remarketing

• Facebook Pixel: Conversion tracking

• LinkedIn Insight Tag: Campagne B2B

12.2 Come Gestire i Cookie

Puoi gestire i cookie tramite:

• Banner cookie al primo accesso

• Impostazioni browser (es. Chrome > Impostazioni > Privacy)

• Opt-out specifici:

  • Google Analytics: Google Analytics Opt-out

  • Hotjar: Hotjar Opt-out

NOTA: Disabilitare cookie tecnici può compromettere funzionalità del sito.

13. LINK A SITI TERZI

I nostri siti possono contenere link a siti web di terze parti (es. LinkedIn, Facebook). Non siamo responsabili per le pratiche di privacy di questi siti. Ti invitiamo a leggere le loro informative.

14. MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY

Questa Privacy Policy può essere aggiornata per riflettere:

• Cambiamenti normativi (GDPR, legge albanese, altri paesi)

• Nuovi servizi o funzionalità

• Miglioramenti sicurezza

Quando aggiorniamo:

• Pubblichiamo nuova versione con data modifica

• Notifichiamo via email per modifiche sostanziali (se abbiamo il tuo consenso)

• Mostriamo banner su siti web per 30 giorni

Ultima versione sempre disponibile su:

• https://www.hralba.com/legal/privacy

15. CONTATTI

Per qualsiasi domanda su questa Privacy Policy o sul trattamento dei tuoi dati:

HR Alba Sh.p.k. Tirana – Albania
NIPT: M02102024G

Referente per questioni di protezione dati:
Email: legal @ hralba .com

Form contatti:
https://www.hralba.com/contact/

Sito web:
www.hralba.com

16. GLOSSARIO

Dato Personale: Qualsiasi informazione relativa a persona fisica identificata o identificabile.

Titolare del Trattamento (Data Controller): Entità che determina finalità e mezzi del trattamento.

Responsabile del Trattamento (Data Processor): Entità che tratta dati per conto del Titolare.

Interessato (Data Subject): Persona fisica i cui dati sono oggetto di trattamento.

Trattamento: Qualsiasi operazione sui dati (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, comunicazione, cancellazione, distruzione).

GDPR: General Data Protection Regulation – Regolamento (UE) 2016/679.

DPA: Data Processing Agreement – Accordo tra Titolare e Responsabile (Art. 28 GDPR)

SCC: Standard Contractual Clauses – Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione UE per trasferimenti extra-UE.

Data Breach: Violazione di sicurezza che comporta distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso ai dati personali.

Fine dell’Informativa sulla Privacy

Questa Privacy Policy è stata aggiornata per ultima volta il: 21 Novembre 2025
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